Üzleti utazás a koronavírus-járvány idején: ezekkel a tippekkel könnyebb lesz
Aki külföldre látogat, annak több fontos tudnivalóra is figyelnie kell: például, hogy elfogadják-e a célponton az oltási igazolványát, hogy érkezés előtt és/vagy után szükséges-e teszteltetnie magát, esetleg karantén vár rá, vagy hogy szabadon utazhat-e. Az sem elhanyagolható szempont, hogy milyen korlátozások vannak érvényben az adott országban, ráadásul napról napra változhatnak a járványügyi intézkedések, módosulhatnak a feltételek. Egy apró hiba, kis oda nem figyelés kellemetlen helyzeteket teremthet, melyek megnehezíthetik az üzleti utazók dolgát. Mi a teendő ilyenkor? Utazás előtt érdemes alaposan tájékozódni. A Weco-Travel megkönnyíti az üzleti utazások tervezését, fejlesztéseivel és szolgáltatásaival pedig időt, energiát spórol neked, és még a folyamatosan változó covid-információk közt is segít eligazodni.
Személyre szabott Covid-19 információk
Az utazásszervezőtől a repülőjeggyel rendelkező utazók a jegy útvonala és az utas nemzetiség alapján egyedi tájékoztatást kapnak a célországhoz kapcsolódó legfontosabb tudnivalókról – köztük a beutazási feltételekről és korlátozásokról, a szükséges tesztekről és dokumentumokról, az esetleges karanténkötelezettségről, valamint a helyi előírásokról. Hogy néz ki ez a gyakorlatban? Két e-mailt küldenek: az elsőt a repülőjegy kiállítása után, a másodikat pedig 72 órával a járat indulása előtt – mindig az aktuális, érvényes információkkal. A szolgáltatásban külön kezelik az oltott és az oltással nem rendelkező utasokat, és ennek megfelelően küldik el e-mailben a tudnivalókat. A tájékoztatókat a hagyományos (nem fapados) légitársaságokra megvásárolt jegyek esetén küldik ki angol nyelven.
Tájékoztatás az utazásról mobilra
A Weco-Travel egy zseniális mobilalkalmazással, az Amadeus Mobile Messengerrel is hozzájárul a gördülékeny üzleti utazásokhoz, ami képes követni az erre megfelelően felkészített foglalásokat és az utazókat.
Az egyik leghasznosabb funkciója, hogy üzeneteket küld a lényeges tudnivalókról és a változásokról is, mint például késések, járattörlések, megnövekedett reptéri átszállási vagy ki/bejutási idő.
Az akár ügyfélspecifikus beállításoknak megfelelően üzeneteket tud küldeni utazóknak, utaztatóknak, vagy akár a foglalást készítő kollégának. Rá lehet szűrni az aktív adatbázisában légitársaságra, repülőtérre, országra, cégre, sőt még egy általunk bejelölt területre is (az interaktív térképen), hogy így meghatározott szempontból kigyűjtött utazókkal fel lehessen venni a kapcsolatot.
A kapcsolatfelvétel lehet automatikus vagy az utazó által kezdeményezett, egy-, illetve akár kétirányú is. A kiküldött üzeneteket pedig két nagy csoportra lehet osztani: vannak egyrészt automata üzenetek – mint például a global auto risk message, ami figyeli a világban történő, az utazásra negatív kihatással lévő eseményeket, típusuk és fontosságuk szerint kategorizálja, majd a beállításoknak megfelelően elküldi az érintetteknek. Emellett a flight alert message a beállításoknak megfelelően a foglalásban szereplő járat késésről, járattörlésről tájékoztatja az utazót. Az airport auto message is hasznos: ha például egy adott reptéren 1 évig felújítási munkálatok zajlanak, és emiatt a szokásosnál hosszabb átszállási időre, vagy ki- és bejutásra lehet számítani, akkor erről üzenetet lehet küldeni az Amadeus Mobile Messenger rendszerével az érintetteknek – noha előzetes felvitelt igényel, utána automatikusan szűr és küld a rendszer a megadott időtartamban.
Ha van olyan céges policy, hogy többen nem utazhatnak együtt ugyanazon a járaton, akkor ezeket szűri, és küldi az információt. A másik nagy csoportba a manuális üzenetek tartoznak: amennyiben bármilyen okból szeretnénk felvenni a kapcsolatot az utazóval az utazása kapcsán, akkor a beállítások szerint tetszőleges tartalmú üzenetet tudunk neki küldeni a megfelelő csatornákon – ezek közt az e-mail, az sms, valamint a push értesítés.
A felsorolt kiküldhető üzeneteket partnerenként és típusonként is be lehet állítani. Például a cégnél nem fontos figyelni az azonos járaton utazókat, mert nincs rá céges policy, akkor azt nem kell aktiválni. Az utazást veszélyeztető információról küldött üzenet esetén „High” és „Extreme” kategóriákat lehet felállítani, ennek alapján küldi a híreket a céges utaztatónak és a tanácsadóknak. Lehetőség adódik a kétutas (oda/vissza) üzenetek küldésére is a megfelelő sms és Push beállítások esetében: például veszély esetén kiküldhető egy olyan feleletválasztós üzenetet, hogy van-e szüksége azonnali segítségre. Az üzenet (kérdés) eleve úgy megy át az utazónak, hogy csak rá kell böknie az “Igen/Nem” lehetőségre. Az Amadeus Mobile Messenger rendszerében emellett azonnali és rendszeres riportok kérhetőek szinte mindenről, ami bekerült az adatbázisba, legyen az Flight infó, jelenlegi vagy jövőbeni utazók listája, kiküldött üzenetekről jelentés, foglalás listák valamely szempont alapján.
Miért hasznos ez az üzleti utazóknak?
Mert nem csak a turisztikai, hanem az üzleti céllal útnak indulók esetében is nagyon mások a követelmények országonként. Vegyünk néhány példát: Ausztriában az üzleti célú beutazásra az általános feltételek érvényesek, Franciaországban sincs megkülönböztetés a szakmai/üzleti célú beutazók esetében, hovatovább, a német beutazási rendeletek nem is alkalmaznak ilyen kategóriát. Sok esetben az üzleti célú beutazásra az általános feltételek érvényesek, tehát nincsenek külön elvárások – ez nagyszerű. Akkor már csak az általános feltételek között kell eligazodni…
Azért bőven akad ellenpélda is: Olaszországban legfeljebb 120 óra időtartamra, igazolt munkavégzés céljából belépők mentesülnek a Green Pass és teszt bemutatásának kötelezettsége alól – belépéskor – azzal a kitétellel, hogy a 120 óra elteltét követően kötelesek elhagyni az ország területét, vagy alávetni magukat a járványügyi megfigyelésnek és karanténnak – viszont a 120 órát meghaladó időtartamú munkavégzés teszttel történő belépés mellett lehetséges a Konzuli Szolgálat tájékoztatása alapján. Tehát nincs egy általános protokoll az üzleti célú utazók megkülönböztetésével kapcsolatban. A tanulság, hogy erősen képben kell lenni a követelményekkel: utána kell járni az üzleti céllal utazókra vonatkozó szabályoknak és az egyébként érvényes protokollnak is. Öt percig nem figyelünk és már a feje tetejére állhat a világ: váratlanul intézkedést tehetnek, törölhetnek egy járatot, vagy bevezethetnek egy új korlátozást. De hiszen egy üzleti utazó nem engedheti meg magának, hogy véletlenül karanténba kerüljön, vagy más okból meghiúsuljon az utazása. A Weco-Travel viszont számon tartja, amit kell – mindig képben van, hogy az ügyfeleit ne érjék kellemetlen meglepetések.
Külön kiemelendő még a cég Online Booking Tool (OBT) szolgáltatása – ez a szerződött utazó cégek számára kiépített rendszer, ahol a dolgozók utazásaikat saját maguknak, egy online foglalási felületen keresztül intézik és kezelik. Lehetőséget biztosít repülőjegy, szállás, transzferek és bérautó foglalására, személyre szabott keresést és ajánlatokat ad, mindezt a céges travel policyvel összhangban. Rengeteg időt, energiát és költséget takaríthat meg vele a cég: átlagosan az utazásra fordított költség 30%-kal kisebb így, mint a klasszikus kiszolgálást használó vállalatok esetében.
Mi a helyzet itthon?
Aki belföldön indulna üzleti utazásra, jóformán semmi sem köti (legalábbis a jelen helyzetben): 2021. július 3-tól a szálláshelyeket szabadon lehet látogatni, ahhoz nem szükséges a védettségi igazolvány felmutatása. A vendégek részére a kötelező maszkhasználat sincs előírva, viszont ettől eltérő, szigorúbb szabályozást alkalmazhat a szálláshely, étterem. Azért azt már megtanultuk az elmúlt két évben, hogy mindig jó, ha lapul a zsebben maszk. A belföldi szabályok nagyjából ki is merültek ennyiben – egyelőre.
Iratkozz fel a hírlevelünkre, hogy ne maradj le a legérdekesebb cikkekről!
Ajánljuk még:
Búcsúzik a Szegedi Halászcsárda: végleg bezárják az...
TOP 20 fotó a karácsonyi díszbe öltözött magyar falvakról,...
Egy rejtett, hangulatos gyógyfürdő a Dunántúl gyöngyszeme
Ezért érdemes a kádba tenni a bőröndöt a szállodában
Kvíz: felismered az országot az autósjelzések alapján?
